Когда компания принимает нового сотрудника, первое, что проверяют — его диплом. Но просто посмотреть на «корочку» недостаточно.
Диплом может выглядеть убедительно, но при этом не давать права занимать должность. Или вообще оказаться фальшивкой.
Поэтому документы об образовании — это не формальность, а важная часть кадровой документации работодателя. Они подтверждают квалификацию сотрудника и могут потребоваться при проверках.
Разберёмся, какие документы об образовании работодатель обязан хранить и как правильно организовать их учёт.
Когда работодателю нужны документы об образовании
Документы об образовании подтверждают, что сотрудник имеет необходимую квалификацию для выполнения своих обязанностей.
Особенно важно хранить такие документы, если:
- должность регулируется профессиональными стандартами
- деятельность требует специальной квалификации
- законодательство устанавливает требования к образованию
Согласно ч. 1 ст. 195.3 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан применять профессиональные стандарты, если они устанавливают требования к квалификации сотрудников.
Подробнее о том, как применяются профстандарты, мы разбирали здесь:
Профессиональные стандарты в 2026: требования, проверка, обучение по профстандарту
Кроме того, работодателю необходимо учитывать требования архивного законодательства.
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов (утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25.08.2010), документы, подтверждающие образование и квалификацию работников, должны храниться в организации не менее 75 лет после увольнения сотрудника.
Поэтому организация хранения документов об образовании — это ещё и вопрос правильного ведения кадрового архива.
Какие документы об образовании предоставляет сотрудник
При трудоустройстве сотрудник может предоставить несколько видов документов.
Основное образование
Это документы, подтверждающие базовую квалификацию:
- диплом о высшем образовании
- диплом о среднем профессиональном образовании
Они подтверждают получение основной профессии.
Документы дополнительного профессионального образования
Помимо основного образования сотрудник может представить документы о дополнительном профессиональном образовании:
- диплом о профессиональной переподготовке
- удостоверение о повышении квалификации
Такие документы подтверждают получение новой квалификации или обновление профессиональных знаний.
Подробнее о документах после обучения можно прочитать здесь:
Какие документы выдаются после обучения ДПО и как их проверить
Какие документы нужно хранить в личном деле сотрудника
Стандартная практика: в личном деле хранятся заверенные копии документов, а оригиналы остаются у сотрудника.
Обычно в личном деле находятся:
- копия диплома о высшем образовании
- копия диплома о среднем профессиональном образовании
- копии дипломов о профессиональной переподготовке
- копии удостоверений о повышении квалификации
- копии приложений к дипломам (при необходимости)
В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан хранить документы, подтверждающие трудовую деятельность и квалификацию работника.
Для документов об образовании это означает:
- хранение заверенных копий в течение всего периода работы сотрудника
- последующее архивное хранение после увольнения.
Нужно ли хранить оригиналы дипломов
Оригиналы документов об образовании остаются у сотрудника.
Работодатель хранит копии, заверенные кадровой службой или работодателем.
Обычно процедура выглядит так:
- сотрудник предоставляет оригинал диплома
- кадровик делает копию документа
- копия заверяется и помещается в личное дело
Такой порядок позволяет подтвердить квалификацию сотрудника и одновременно сохранить оригиналы у работника.
Как проверить подлинность диплома
Помимо хранения документов работодателю важно убедиться, что диплом действительно подтверждает образование сотрудника.
Как выбрать надёжный учебный центр и не получить недействительный диплом, мы подробно разбирали здесь: Как выбрать учебный центр ДПО и не получить недействительный диплом
Сегодня основным инструментом проверки является государственный реестр ФИС ФРДО.
Через него можно проверить:
- дипломы вузов
- дипломы колледжей
- дипломы профессиональной переподготовки
- удостоверения о повышении квалификации
Если документ внесён в реестр, его подлинность можно подтвердить.
Подробную инструкцию по проверке дипломов мы разобрали здесь:
ФИС ФРДО в 2026 году: что меняется и как проверить диплом ДПО
Что чаще всего вызывает проблемы при проверках
Инспекторы обращают внимание не только на наличие документов, но и на их соответствие требованиям должности.
На практике проблемы возникают в нескольких ситуациях.
Несоответствие образования должности
Иногда диплом сотрудника не соответствует требованиям профстандарта.
Например, сотрудник занимает должность, для которой требуется профильное образование, но его диплом подтверждает другую специальность.
В таких случаях может потребоваться профессиональная переподготовка.
Когда она необходима, мы подробно разбирали здесь: Когда нужна профессиональная переподготовка
Отсутствие документов в личном деле
Иногда сотрудники проходят обучение, но подтверждающие документы:
- отсутствуют в личном деле
- не внесены в ФИС ФРДО
- оформлены неправильно
Для инспектора отсутствие документа равносильно его недействительности.
Недействительные дипломы
Иногда встречаются документы, выданные организациями без лицензии или по программам, которые не соответствуют требованиям законодательства.
Поэтому работодателю важно проверять не только наличие диплома, но и легальность обучения.
Пример из практики
В одной из строительных компаний при проверке ГИТ инспектор запросил документы об образовании прораба.
В личном деле была только копия диплома о высшем образовании, но сам диплом был выдан вузом, который на тот момент уже не существовал.
Проверить подлинность через ФИС ФРДО не удалось — документ был выдан ещё до создания реестра.
Компания не смогла подтвердить квалификацию сотрудника, и это было зафиксировано как нарушение. В результате работодателю пришлось срочно отправлять прораба на профессиональную переподготовку, чтобы закрыть требования к квалификации.
Вывод простой: даже если диплом «старый», работодатель должен иметь возможность подтвердить его легальность. Если это невозможно, лучше заранее озаботиться дополнительным обучением.
Мини-аудит для работодателя
Чтобы избежать проблем при проверках, работодателю стоит регулярно проверять документы сотрудников.
Проверьте несколько пунктов:
✔ есть ли в личном деле копии дипломов сотрудников
✔ соответствует ли образование требованиям профстандарта
✔ есть ли документы о дополнительном обучении
✔ внесены ли документы об обучении в ФИС ФРДО
✔ соблюдается ли периодичность повышения квалификации
✔ проверен ли учебный центр на наличие лицензии
Если хотя бы один пункт вызывает сомнения, лучше провести дополнительную проверку.
Итог
Документы об образовании — важная часть кадровой документации работодателя.
Компании важно:
- хранить копии дипломов сотрудников
- учитывать требования профстандартов
- проверять документы об обучении
- подтверждать подлинность дипломов через ФИС ФРДО
- правильно организовывать кадровый архив.
Такая система помогает избежать проблем при проверках и подтверждает квалификацию сотрудников.
Подобрать программу обучения
Если вы хотите подобрать программу обучения для сотрудников или убедиться, что документы об образовании соответствуют требованиям законодательства, специалисты МЦОДПО готовы помочь.
Мы проанализируем вашу ситуацию и предложим варианты обучения с нужным объёмом часов и гарантированным внесением документов в ФИС ФРДО.